Confluence/Notion: knowledge base
Confluence и Notion как базы знаний в продуктовых командах
Section titled “Confluence и Notion как базы знаний в продуктовых командах”Здесь — конкретно и по делу о том, как использовать Confluence и Notion для управления знаниями в команде. Фокус на процессах: как структуировать статьи, на что обратить внимание при настройке, как избежать беспорядка, какие ошибки совершают чаще всего.
Что такое база знаний в IT-продуктах
Section titled “Что такое база знаний в IT-продуктах”Определение и цель
Section titled “Определение и цель”База знаний — это структурированное хранилище информации по продукту или процессам. Она нужна, чтобы члены команды быстро находили ответы на типовые вопросы, не отвлекали друг друга и не теряли знания при смене сотрудников.
Пример применения
Section titled “Пример применения”Например, новый фронтендер может быстро узнать, как устроен деплой, или кто отвечает за конкретный микросервис, вместо того чтобы искать нужного человека в Slack.
Если ты не можешь найти нужную инфу за 30 секунд — значит, база знаний не работает.
— Антон Логвененко, Head of Product, курс Product Practice
Дополнительно:
Почему выбирают Confluence и Notion
Section titled “Почему выбирают Confluence и Notion”Сильные стороны каждого
Section titled “Сильные стороны каждого”Confluence традиционно популярен среди тех, кто работает с Jira и привык к строгой иерархии. Есть встроенные шаблоны под любые процессы: от release notes до проектной документации.
Notion гибче: можно выстраивать любую структуру, легко кастомизировать страницы и базы данных под свои задачи. Мини-кейс: несколько продуктовых команд делают прозрачные роадмапы и L&D-базы в Notion, не цепляясь за жесткие схемы.
Типичные кейсы использования
Section titled “Типичные кейсы использования”Confluence часто ставят в связке с Jira для хранения всех релевантных знаний: инструкции, вики, архитектура, RFC. Notion используют и как базу знаний, и как рабочий таск-трекер — например, для продуктовых фреймворков, тестовых заданий, глоссариев.
Как организовать базу знаний: структура и процессы
Section titled “Как организовать базу знаний: структура и процессы”Начни с карты разделов
Section titled “Начни с карты разделов”Любая база знаний быстро превращается в свалку, если нет карты разделов и единой логики структурирования. Оптимальный минимум: выдели дескриптивные секции (процессы, регламенты) и еженедельно меняющиеся (отчеты, баг-линки, фичелисты).
Стандарты и правила
Section titled “Стандарты и правила”Введи короткий гайд по оформлению: как называют страницы, что куда пишут, как тегируют ответы. Например, вся документация по релизам живет в одном разделе и называется по формуле ProjectName_Release_YYYY-MM-DD.
Пример: карта для продуктовой команды
Section titled “Пример: карта для продуктовой команды”- Описание продукта
- Архитектура
- Процессы разработки
- Команда и роли
- FAQ и глоссарий
- Release notes
- Полезные ссылки
Четкая структура — это страховка от хаоса и выгорания. Иначе через месяц забываешь, что куда клал.
— Маша Мищенко, Product Lead, ProductSense источник
Частые ошибки
Section titled “Частые ошибки”- Нет структуры: ищешь часами, где написано про onboarding.
- Все страницы в одном разделе без тегов и навигации.
- Слишком сложная структура с десятками уровней вложенности.
Интеграции и автоматизация
Section titled “Интеграции и автоматизация”Confluence
Section titled “Confluence”Интеграции с Jira по задачам, release notes автоматом подтягиваются из задач по релизу. Возможно настроить уведомления о новых публикациях в Slack, чтобы свежие инструкции видели все.
Notion
Section titled “Notion”Есть интеграции с Slack, можно строить статус-дашборды через базы данных, связывать статьи между проектами и делать экспорт в другие форматы. Например, автоматизация — напоминания об устаревших страницах каждую неделю команде поддержки.
Мини-кейс: настройки уведомлений
Section titled “Мини-кейс: настройки уведомлений”В командах на 20+ человек помогает простой флоу: автоподписка на изменения в ключевых разделах и раз в месяц чистка страниц, которые никто не открывал месяц.
Обслуживание и поддержка базы знаний
Section titled “Обслуживание и поддержка базы знаний”Регулярное ревью и чистка
Section titled “Регулярное ревью и чистка”В базе знаний 70% роста — устаревшие записи. Чтобы не копился хлам, настрой ревью хотя бы раз в квартал: архивируй неактуальное, обновляй важное, пересматривай структуру.
Вовлечение команды
Section titled “Вовлечение команды”Назначь ответственных по разделам или практикуй добровольные ревью по принципу ротации. Это снижает нагрузку на одного человека и уменьшает забытые страницы.
Пример: ревью по расписанию
Section titled “Пример: ревью по расписанию”В продуктовых департаментах часто делают так: каждую первую пятницу месяца Product Owner проверяет свой раздел на актуальность. Устаревшее — в архив, важное — апдейт.
Полезные ссылки для работы с Confluence и Notion
Section titled “Полезные ссылки для работы с Confluence и Notion”- Документация Atlassian по Confluence
- Официальная база знаний Notion
- Гайд: как построить базу знаний на Notion
В чем разница между Confluence и Notion по работе с базой знаний?
Section titled “В чем разница между Confluence и Notion по работе с базой знаний?”Confluence больше заточен под корпоративные схемы и формальные процессы, хорошо дружит с Jira. Notion — более гибкий и визуальный, быстрее осваивается в небольших командах.
Как быстро оформить структуру базы знаний?
Section titled “Как быстро оформить структуру базы знаний?”Нарисуй карту разделов на бумаге или в Miro, разложи infостраницы по категориям, используй шаблоны (их есть в обеих платформах).
Как не допустить хаоса и мусора в базе знаний?
Section titled “Как не допустить хаоса и мусора в базе знаний?”Введи стандарты оформления и регулярный аудит. Минимум — гайд по названиям страниц и правилам размещения информации.
Какие интеграции полезны для базы знаний?
Section titled “Какие интеграции полезны для базы знаний?”Интеграция с таск-трекерами, Slack, автоподписка на обновления, автоматизация напоминаний о ревью.
Кто отвечает за актуальность базы знаний?
Section titled “Кто отвечает за актуальность базы знаний?”Обычно — Product Owner, тимлид или выделенный координатор. Оптимально — распределить по разделам между несколькими людьми.
Какие метрики смотреть для эффективности базы знаний?
Section titled “Какие метрики смотреть для эффективности базы знаний?”Смотри количество просмотров страниц, число устаревших записей, скорость поиска ответов, количество новых тикетов в поддержку по темам, уже раскрытым в базе знаний.